همه ساله در ایران و جهان نمایشگاههای بزرگ بازرگانی داخلی و بین المللی برگزار می شوند. بسیاری از شرکتها نیز در این نمایشگاهها شرکت می کنند.آن دسته از مؤسسات که با اهداف مشخص و برنامه ریزی شده درنمایشگاهها شرکت می کنند تا حد زیادی موفق می شوند.
اما می توان با قاطعیت ادعا کرد که بسیاری از شرکتهایی که در نمایشگاههای بازرگانی حاضر می شوند (به خصوص شرکتهای ایرانی ) از اهمیت و نقش حضور مناسب کارکنان در غرفه ها غافل می مانند. آیا به راستی در زمانی که می گویند «مشتری سلطان است » می توان به موفقیت حضور شرکت در نمایشگاه امیدوار بود؟
برای درک اهمیت نقش کارکنان غرفه ها در موفقیت حضور نمایشگاهی شرکتها به ویژه برای صادرکنندگان کشور، به ذکر چند نکته مهم و مفید در رابطه با کارکنان غرفه ها می پردازیم . شرکت غرفه ساز
هر غرفه باید یک مدیر یا سرپرست داشته باشد. به علاوه وجود یک مترجم، کارشناس فنی فروش و یک کارگر که همگی از آراستگی ظاهری و رفتار مناسبی برخوردار باشند نیز در غرفه ضرورت دارد. البته هر یک از این افراد باید آموزشهای لازم را در مورد فعالیتهای نمایشگاهی ببینند و نسبت به اهداف شرکت در نمایشگاه نیز توجیه شده باشند. افراد مزبور علاوه بر داشتن حوصله کافی، انگیزه و تعهدی قوی، باید در مجموع از اطلاعات عمومی، اجتماعی، فنی و بازاریابی کافی برخوردار باشند. رعایت نکات زیر توسط کارکنان غرفه ها، موفقیت مؤسسات شرکت کننده را افزایش می دهد:

1) کارکنان در غرفه ها ننشینند: نشستن کارکنان در غرفه ها، این احساس را در بازدید کنندگان به وجود می آورد که کارکنان اهمیتی به حضور آنها نمی دهند و یا اینکه دوست ندارند وقت خود را در اختیار آنها قرار دهند. باید توجه داشت که بازدید کنندگان عموماً به دنبال نقاط ضعف شرکت شما هستند.
2) کارکنان باید از مطالعه در داخل غرفه ها اجتناب کنند. برای جلب توجه بازدید کنندگان فرصت بسیار کم است . بنابراین ، فرصتها نباید به خاطر خواندن روزنامه یا مجله از دست بروند.
3) کارکنان باید از سیگار کشیدن ، خوردن و آشامیدن ، جویدن آدامس در داخل غرفه اجتناب کنند، چرا که بازدید کنندگان علاقه مند و مؤثر را از پرسیدن منصرف می کنند.
4) کارکنان باید با تمام بازدیدکنندگان رفتاری مؤدبانه داشته و حتی الامکان به پرسشهای هر یک از بازدیدکنندگان با حوصله پاسخ دهند.
5) کارکنان باید از مکالمه تلفنی در غرفه خودداری کنند چرا که ممکن است بازدید کنندگان را از دست بدهند.
6) کارکنان باید به گونه ای در غرفه ها بایستند که مانع دید بازدیدکنندگان نگردند. معمولاً بهترین جا برای ایستادن گوشه های راست و چپ غرفه است .
7) مطالب نوشتاری تهیه شده جهت نمایشگاه (کاتولوگ ، بروشور،…) را نباید در اختیار هر بازدیدکننده ای قرار داد، زیرا که برخی از آنان بلافاصله یا بعد از چند قدم ،آن را دور می ریزند و نظر به صرف هزینه برای تهیه بروشورها ارائه آن به هر بازدید کننده ای به صرفه نیست .
8) کارکنان غرفه ها باید سعی کنند از صحبت کردن با یکدیگر در غرفه ها تا حدامکان خودداری کنند. صحبت کردن در غرفه ها بیانگر بی توجهی به محیط اطراف خود و بازدید کنندگانی است که ممکن است خریداران مؤثری باشند.
9) کارکنان باید برای کلیه مراجعان به غرفه ها یک میزان ارزش و اعتبار قائل گردند.
10) راهروهای تنگ و استقبال گسترده بازدیدکنندگان از بعضی غرفه ها، رفت و آمد جلو این غرفه ها را تا اندازه ای مشکل می سازد،بنابراین کارکنان غرفه های مختلف نباید با صحبت با یکدیگر در مقابل غرفه ها این مشکل را دامن بزنند.
11) کارکنان باید خوش برخورد باشند تا بدین وسیله بازدیدکنندگان بیشتری را جلب غرفه خود کنند.
12) کارکنان باید از نظر ظاهر کاملاً آراسته باشند، این امر اگر چه مستقیماً در موفقیت شرکت نقشی ندارد اما به طور غیرمستقیم نقش بسیار مؤثری دارد، چرا که موجب ایجاد ذهنیتی مثبت در بازدیدکنندگان نسبت به شرکت و پرسنل شاغل در آن می شود.
13) کارکنان غرفه ها هنگام مذاکره با خریداران بالقوه بهتر است از نام آنها هنگام خطاب استفاده کنند، چرا که هر کسی دوست دارد نام خودش را بشنود.

همانطور که ذکر شد، کارکنان غرفه ها باید نقش یک عنصر آگاهی دهنده به شرکت خود در رابطه با فعالیتهای رقبای داخلی و خارجی را نیز ایفا کنند.بدین منظور باید به گونه ای عمل کنند که این نقش را به نحواحسن اعمال کرده باشند.
رعایت نکات زیر موفقیت کارکنان غرفه ها را درمورد نقش مذکور افزایش می دهد:
الف – کارکنان باید دید کلی نسبت به نمایشگاه داشته باشند. یعنی باید خود را یک بازدیدکننده انگاشته و با قدم زدن در راهروهای نمایشگاه پاسخ اینگونه پرسشها را بیابند:
آیا فضای نمایشگاه ، فضایی مناسب است ؟
آیا شرکتهای نمایش دهنده ، با انگیزه در نمایشگاه حاضر شده اند؟
آیا محصولات نمایش داده شده ، نو و جدیدند؟
راهروهای غرفه های مختلف ازنظر ازدحام جمعیت بازدیدکننده چگونه اند؟
شرکتهای دیگر و ازجمله رقبا، چگونه امر تبلیغ و ترویج را در نمایشگاه انجام می دهند؟

کدام غرفه ها شلوغترند؟ چرا؟
چه محصول یا ایده جدیدی در این غرفه ها ارائه شده که باعث این ازدحام گردیده است ؟
ب – کارکنان سپس باید تفاوتهای محصولات و غرفه های خود را با دیگر رقبای داخلی و خارجی موردارزیابی قرار دهند. به این منظور آنها باید درون غرفه های رقبا رفته و با دقت و حوصله غرفه ها، کارکنان غرفه ها و نکات مهم دیگر را موردبررسی قرار دهند. ازنظر قانونی نیز، ممانعتی بر سرانجام این گونه اعمال وجود ندارد.
منبع: سایت تهران تجهیز